Facturering

Inleiding

Storec wordt gefactureerd door middel van voorschot- en afrekennota's. Dat wil zeggen dat voor het lopende (nieuwe) jaar een schatting wordt gemaakt van het aantal scans/unieke receptnummers dat een apotheek zal insturen. Bij een nieuwe gebruiker wordt deze schatting gemaakt op basis van minimaal 60 dagen scannen. Dit betekent dat een nieuwe gebruiker pas na 60 tot 90 dagen na start scannen van ons een factuur ontvangt.

In januari volgt de definitieve afrekening over het afgelopen jaar en zal tevens een nieuw voorschot voor het nieuwe jaar in rekening worden gebracht. Het voorschot voor het nieuwe jaar wordt gebaseerd op het aantal scans/unieke receptnummers van het jaar ervoor (eventueel naar rato aangepast).

De eerste factuur

Stel een gebruiker begint op 29-06-2010 te scannen en stuurt tot en met 31-08-2010 15.886 scans in die samen 10.454 unieke receptnummers bevatten. Deze gebruiker zal dan begin septermber een factuur ontvangen met daarop de volgende informatie:

De schatting is berekend door de gegevens over de periode 29-06 t/m 31-08 te extrapoleren naar de periode 29-06 t/m 31-12. Deze gebruiker heeft daarnaast 2.500 gratis scans aangeboden gekregen.

De vervolgfacturen

Dan volgt telkens in januari de afrekening van het vorige jaar en de berekening van het voorschot voor het nieuwe jaar:

Het werkelijk aantal ingestuurde scans wordt getoond (49.841) alsmede het bijbehorende aantal unieke receptnummers (32.100). Deze worden berekend tegen het tarief van het vorige jaar onder aftrek van het voorschot dat betaald is (-30.389).

Vervolgens wordt voor het nieuwe jaar, op basis van de gescande aantallen in het vorige jaar, het nieuwe voorschot berekend tegen het tarief van het nieuwe jaar.

Over 2010 zijn hier dus in totaal 30.389 - 2.500 + 32.100 - 30.389 receptnummers in rekening gebracht, oftewel 29.600 receptnummers.

Statistische gegevens op Storec Online

Door in te loggen op Storec Online en op de link voor het statistisch overzicht te klikken, verschijnt een grafiek en tabel. Deze tabel laat of het aantal scans zien of het aantal unieke transactienummers. De gegevens zijn opgesplitst naar herkomst: eventueel geconverteerde scans uit een ander archief worden in blauw aangegeven, met Storec gescande scans worden in groen weergegeven. Door boven de grafiek op de link te klikken, wisselt de grafiek/tabel telkens tussen het aantal scans en het aantal unieke transactienummers:

AANTAL SCANS:

De op dit vermelde overzicht gemelde aantallen moeten overeenkomen met de gegevens op de factuur wat betreft de aantal ingezonden receptscans. In bovengenoemd voorbeeld over 2010 dus 49.841 scans.

Eventueel geconverteerde scans worden niet gefactureerd, alleen de groene getallen zijn dus van belang!

AANTAL UNIEKE TRANSACTIENUMMERS:

In dit overzicht is een kolom gefactureerd toegevoegd met daarin de gefactureerde aantallen unieke receptnummers. Meestal zal het aantal gefactureerd lager zijn de de kolom totaal. In bovenstaand voorbeeld staat er in de kolom totaal vermeld dat er 33.539 unieke transactienummers zouden zijn (de optelsom van de verschillende maanden), terwijl in de kolom gefactureerd een aantal van 29.600 staat vermeld. Dit laatste komt overeen met de som van de twee facturen over 2010.

Er is een belangrijke reden voor het verschil in aantallen tussen de kolommen totaal en gefactureerd. In bovenstaand voorbeeld is één van de redenen de niet in rekening gebrachte 2.500 eerste receptnummers. Maar dat verklaart niet het hele verschil, immers 29.600 + 2.500 = 32.100 (dit aantal staat ook op de afrekenfactuur vermeld). Dat geeft nog steeds een verschil van 1.439 met de kolom totaal!

De oorzaak ligt in een dubbeltelling in de tabel. Daar wordt namelijk per maand aangegeven hoeveel unieke transactienummers er in die maand aanwezig zijn. Transactienummers die in verschillende maanden voorkomen worden op deze manier vaker geteld en resulteert dus in een "te hoog" aantal in de kolom totaal. Als dezelfde transactienummers niet in verschillende maanden voorkomen, zullen de kolommen totaal en gefactureerd gelijk zijn (zoals in 2011, waar nog maar 1 maand voorkomt...)

Omdat er wordt gefactureerd op jaarbasis, tellen we het aantal unieke receptnummers per jaar en dit zal dus altijd gelijk of lager zijn dan het aantal in de kolom totaal.